LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT QUERY DALAM MICROSOFT ACCESS (3)

MENGOLAH QUERY

1.    Menambah Field dengan Rumus (Formula)

Didalam query, dapat menambahkan field baru dengan rumus atau fungsi-fungsi untuk menghitung suatu nilai dalam database.

Contoh :

1)      Menambahkan field baru TOTAL HARGA yaitu perkalian antara HARGA dan UNIT.

a.      Tampilan jendela harus dalam keadaan Design View

b.      Pada kolom terakhir ketiklah rumus TOTAL HARGA : [HARGA]*[UNIT] seperti yang tampak di bawah ini :

c.       Untuk menampilkan hasilnya, klik View atau Run, maka hasilnya akan tampak berikut :

2)      Menambahkan field baru DISCOUNT yaitu perkalian 5%(0,05) dikalikan TOTAL HARGA

a.      Tampilan jendela harus dalam keadaan Design View

b.      Pada kolom terakhir ketiklah rumus DISCOUNT : 5%*[TOTAL HARGA] seperti yang tampak di bawah ini :

c.       Untuk menampilkan hasilnya, klik View atau Run, maka hasilnya akan tampak berikut :

2.    Fungsi Logika

Salah satu fungsi yang serig digunakan untuk memecahkan permasalahan yang menyangkut peristiwa-peristiwa logika yaitu dengan fungsi IIF. Sedangkan fungsi-fungsi yang lain digunakan untuk membantu mengoptimalkan fungsi IIF.

Dengan operasi logika ini, Microsoft Access dapat melakukan penilaian apakah suatu pernyataan itu Benar (True) atau Salah (False).

1)      Fungsi Logika AND

Fungsi AND akan menghasilkan TRUE, apabila argumen BENAR, dan akan menghasilkan FALSE jika salah satu atau beberapa argumennya SALAH.

Contoh :

DISCOUNT 1 : IIF([NAMA MOBIL]=”PANTHER”And [UNIT]>=2,0.05,0)*TOTAL HARGA

2)      Fungsi Logika OR

Fungsi OR akan menghasilkan TRUE (atau menjalankan pilihan) bila hasilnya BENAR, sebaliknya akan menghasilkan FALSE (atau tidak menjalankan pilihan) bila hasilnya SALAH.

Contoh :

HARGA SATUAN : IIF([NAMA MOBIL]=”AGYA” Or [NAMA MOBIL]=”CR-V”,100000000,300000000)

3)      Fungsi Logika IIF

Fungsi logika IIF yang sering digunakan di dalam pengambilan keputusan ada 2 fungsi, yaitu :

                                            I.            Fungsi Logika IIF Tunggal

Digunakan untuk menyelesaikan suatu ekspresi logika yang mengandung beberapa perintah.

Contoh :

Tambahkan field BONUS, jika jumlah UNIT>=5, maka BONUS = LEMARI ES, sedangkan jika jumlah UNIT<=5, maka BONUS = DISPENSER

Rumus:

BONUS : IIF([UNIT]>=5,”LEMARI ES”,”DISPENSER”)

Atau rumus sebaliknya dari yang lebih kecil :

BONUS : IIF([UNIT]<=5,”DISPENSER”,”LEMARI ES”)

                                          II.            Fungsi Logika IIF Majemuk (IIF Nested)

Didalam fungsi logika IIF dimungkinkan untuk memasukkan fungsi logika IIF lagi. Hal ini bisa terjadi apabila alternatif pemecahan yang ditawarkan lebih dari dua.

Contoh :

Isilah kolom DISCOUNT 2 dengan ketentuan sebagai berikut :

·         Jika TOTAL HARGA >=1.500.000.000 (di atas = 1,5 M), maka DISCOUNT = 15% dari TOTAL HARGA

·         Jika TOTAL HARGA >=1.000.000.000 (di atas = 1 M), maka DISCOUNT = 10% dari TOTAL HARGA

·         Jika TOTAL HARGA >=500.000.000 (di atas = 500 jt), maka DISCOUNT = 5% dari TOTAL HARGA

·         Jika TOTAL HARGA <=500.000.000 (di bawah = 500 jt), maka DISCOUNT = 0

Rumus :

DISCOUNT : IIF([TOTAL HARGA]>=1500000000,0.15,IIF([TOTAL HARGA]>=1000000000,0.1,IIF([TOTAL HARGA]>=500000000,0.05,0)))*[TOTAL HARGA]

3.    Fungsi String

Fungsi Teks (String) yang sering disebut sebagai fungsi karakter memuat fungsi-fungsi yang dapat digunakan untuk mengoperasikan data yang berjenis karakter. Teks dapat berupa huruf (alphabetic), angka (numeric), gabungan antara huruf dan angka (alphanumeric), serta karakter-karakter khusus.

Di dalam penulisan formula, setiap data yang berupa teks, harus diapit dengan tanda petik (“). Pada umumnya fungsi string/teks digunakan untuk melengkapi fungsi-fungsi lain seperti fungsi logika (kombinasi fungsi logika IIF dengan string). Sebenarnya fungsi-fungsi string banyak sekali, namun yang sering digunakan pada Microsoft Access di antaranya yaitu fungsi Left, Right dan Mid.

A.      FUNGSI LEFT

Digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kiri sebanyak karakter yang diinginkan.
Contoh Rumus :

LEFT([NAMA MOBIL],2)

Tampak hasilnya dilayar akan muncul 2 karakter pertama yang diambil pada field Nama Mobil.

B.      FUNGSI RIGHT

Digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kanan sebanyak karakter yang diinginkan.

Contoh Rumus :

RIGHT([NAMA MOBIL],2)

Tampak hasilnya dilayar akan muncul 2 karakter terakhir yang diambil pada field Nama Mobil

C.      FUNGSI MID

Digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks mulai dari kedudukan tertentu sebanyak karakter yang diinginkan.

Contoh Rumus :

MID([NAMA MOBIL],2,1)

Tampak hasilnya dilayar akan muncul satu karakter pada posisi ketiga diambil dari field Nama Mobil